Referat Organizacyjno-Finansowy (SO-01)

Zakres działania:

1) prowadzenie obsługi kancelaryjno-biurowej Centrum;

2) organizowanie i zapewnienie prawidłowego obiegu informacji wewnętrznej, w tym właściwego obiegu korespondencji otrzymywanej i wysyłanej przez Centrum;

3) opracowywanie projektów zarządzeń wewnętrznych Dyrektora Centrum;

4) koordynowanie sporządzania informacji z realizacji aktów prawa miejscowego oraz aktów kierowania UMK;

5) koordynowanie opracowywania projektów kart usług/procedur zewnętrznych oraz instrukcji postępowania/procedur wewnętrznych, określających tryb załatwiania spraw należących do kompetencji Centrum;

6) ewidencjonowanie i nadzorowanie terminowości załatwiania:

a) skarg, wniosków lub petycji interesantów,

b) korespondencji od Przewodniczącego Rady Miasta Krakowa,

c) interpelacji radnych, wniosków Komisji Rady Miasta Krakowa,

d) interwencji, wniosków i postulatów posłów i senatorów,

e) informacji publicznej udzielanej na wniosek oraz za pośrednictwem Internetowego Dziennika Zapytań;

7) koordynacja udzielania odpowiedzi w imieniu Centrum na korespondencję wpływającą do Centrum, w tym w szczególności dotyczącą sprawozdań z realizacji programów sektorowych Strategii Rozwoju Krakowa i innych Programów, Raportu o Stanie Miasta, Raportu o Stanie Gminy;

8) prowadzenie i aktualizowanie rejestrów: udzielonych przez Prezydenta Miasta Krakowa upoważnień i pełnomocnictw; pieczątek i pieczęci urzędowych;

9) planowanie i ewidencja spraw związanych z uczestnictwem pracowników Centrum w szkoleniach, sympozjach i konferencjach, obsługa rejestru krajowych delegacji służbowych;

10) koordynowanie i realizowanie spraw związanych z dokumentowaniem SZJ oraz Polityki   Bezpieczeństwa Informacji, w tym obsługa aplikacji SEZAM (upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w zbiorach i aplikacjach informatycznych);

11) koordynowanie i nadzorowanie przygotowania materiałów i informacji prasowych, kompletności informacji publikowanych w BIP oraz na portalu MPI „Magiczny Kraków”; obsługiwanie kont Centrum: na portalu ePUAP w aplikacji informatycznej Servo-ePUAP, e-mailowego Centrum, w aplikacji INTG - aktualizowanie intranetowej książki telefonicznej; dbałość o zapewnienie właściwej informacji wizualnej dla stron;

12) koordynacja załatwiania bieżących spraw kadrowych i socjalnych pracowników, prowadzenie ewidencji kart badań okresowych w zakresie medycyny pracy i czuwanie nad   terminowością ich wykonywania;

13) sporządzanie zamówień na środki trwałe, sprzęt i wyposażenie, materiały biurowe, bilety, komunikacji miejskiej oraz nadzór nad ich właściwym wykorzystaniem;

14) prowadzenie księgi inwentarzowej majątku trwałego i kartotek osobistego wyposażenia  oraz gospodarowanie składnikami majątkowymi w Centrum;

15) ewidencja i aktualizacja kart użytkowników urządzeń komputerowych w Centrum;

16) przygotowanie projektu budżetu Miasta w zakresie zadań budżetowych Centrum, nadzór nad realizacją planu finansowego Centrum, sporządzanie i uzgadnianie pod względem  finansowym sprawozdań;

17) wnioskowanie zmian w planie finansowym UMK na podstawie pisemnych wniosków z komórek organizacyjnych Centrum;

18) prowadzenie ewidencji rachunków, faktur i umów w aplikacji GRU i WYBUD oraz programie Excel. Sprawdzanie ich prawidłowości pod względem finansowym i przekazywanie do Wydziału Finansowego do wypłaty;

19) sporządzenie harmonogramów realizacji wydatków Centrum, dokonywanie korekt oraz   nadzór nad realizacją poszczególnych zadań wg harmonogramów;

20) obsługa aplikacji informatycznych służących wspomaganiu budżetu zadaniowego Centrum w zakresie planowania i rozliczania środków, w tym aplikacji do wspomagania zarządzania płynnością Miasta Krakowa;

21) koordynowanie spraw związanych z zamówieniami publicznymi w Centrum;

22) przygotowywanie listy wypłat świadczeń pieniężnych dla cudzoziemców posiadających Kartę Polaka przyznanych na podstawie decyzji Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego zgodnie z ustawą z dnia 7 września 2007 r. o Karcie Polaka.