Referat Organizacyjno-Finansowy (SO-01)

Zakres działania:

Do zakresu działania Referatu Organizacyjno-Finansowego (SO–01) należą sprawy:

1. prowadzenie obsługi kancelaryjno-biurowej Centrum;
2. organizowanie i zapewnienie prawidłowego obiegu informacji wewnętrznej, w tym właściwego obiegu korespondencji otrzymywanej i wysyłanej przez Centrum;
3. opracowywanie projektów zarządzeń wewnętrznych Dyrektora Centrum;
4. koordynowanie sporządzania informacji z realizacji aktów prawa miejscowego oraz aktów kierowania Urzędu Miasta Krakowa;
5. koordynowanie opracowywania projektów kart usług/procedur zewnętrznych oraz instrukcji postępowania/procedur wewnętrznych, określających tryb załatwiania spraw należących do kompetencji Centrum;
6. ewidencjonowanie i nadzorowanie terminowości załatwiania:
   • skarg, wniosków lub petycji interesantów,
   • korespondencji od Przewodniczącego Rady Miasta Krakowa,
   • interpelacji radnych, wniosków Komisji Rady Miasta Krakowa,
   • interwencji, wniosków i postulatów posłów i senatorów,
   • informacji publicznej udzielanej na wniosek oraz za pośrednictwem Internetowego Dziennika Zapytań;
7. koordynacja udzielania odpowiedzi w imieniu Centrum na korespondencję wpływającą do Centrum, w tym w szczególności dotyczącą sprawozdań z realizacji programów sektorowych Strategii Rozwoju Krakowa i innych Programów, Raportu o Stanie Miasta, Raportu o Stanie Gminy;
8. prowadzenie i aktualizowanie rejestrów: udzielonych przez Prezydenta Miasta Krakowa upoważnień i pełnomocnictw, pieczątek i pieczęci urzędowych;
9. planowanie i ewidencja spraw związanych z uczestnictwem pracowników Centrum w szkoleniach, sympozjach i konferencjach, obsługa rejestru krajowych delegacji służbowych;
10. koordynowanie i realizowanie spraw związanych z dokumentowaniem SZJ oraz Polityki Bezpieczeństwa Informacji, w tym obsługa aplikacji SEZAM (upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w zbiorach i aplikacjach informatycznych);
11. koordynowanie i nadzorowanie przygotowania materiałów i informacji prasowych, kompletności informacji publikowanych w BIP oraz na portalu MPI „Magiczny Kraków”; obsługiwanie kont Centrum: na portalu ePUAP w aplikacji informatycznej Servo-ePUAP, e-mailowego Centrum, w aplikacji INTG - aktualizowanie intranetowej książki telefonicznej; dbałość o zapewnienie właściwej informacji wizualnej dla stron;
12. koordynacja załatwiania bieżących spraw kadrowych i socjalnych pracowników, prowadzenie ewidencji kart badań okresowych w zakresie medycyny pracy i czuwanie nad terminowością ich wykonywania;
13. sporządzanie zamówień na środki trwałe, sprzęt i wyposażenie, materiały biurowe, bilety, komunikacji miejskiej oraz nadzór nad ich właściwym wykorzystaniem;
14. prowadzenie księgi inwentarzowej majątku trwałego i kartotek osobistego wyposażenia oraz gospodarowanie składnikami majątkowymi w Centrum;
15. ewidencja i aktualizacja kart użytkowników urządzeń komputerowych w Centrum;
16. przygotowanie projektu budżetu Miasta w zakresie zadań budżetowych Centrum, nadzór nad realizacją planu finansowego Centrum, sporządzanie i uzgadnianie pod względem finansowym sprawozdań;
17. wnioskowanie zmian w planie finansowym Urzędu Miasta Krakowa na podstawie pisemnych wniosków z komórek organizacyjnych Centrum;
18. prowadzenie ewidencji rachunków, faktur i umów w aplikacji GRU i WYBUD oraz programie Excel. Sprawdzanie ich prawidłowości pod względem finansowym i przekazywanie do Wydziału Finansowego do wypłaty;
19. sporządzanie harmonogramów realizacji wydatków Centrum, dokonywanie korekt oraz nadzór nad realizacją poszczególnych zadań wg harmonogramów;
20. obsługa aplikacji informatycznych służących wspomaganiu budżetu zadaniowego Centrum w zakresie planowania i rozliczania środków, w tym aplikacji do wspomagania zarządzania płynnością Miasta Krakowa;
21. koordynowanie spraw związanych z zamówieniami publicznymi w Centrum;
22. przygotowywanie listy wypłat świadczeń pieniężnych dla cudzoziemców posiadających Kartę Polaka przyznanych na podstawie decyzji Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego zgodnie z ustawą z dnia 7 września 2007 r. o Karcie Polaka.